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Malteser Jugend Bundeslager

Informationen für die Anmeldung zum Bundesjugendlager

Anmeldeverfahren zum Bundesjugendlager

Liebe Gruppenleiter/innen und Verantwortliche der Malteser (Jugend), 

im Sommer findet das 36. Bundesjugendlager der Malteser Jugend statt- wir sind zu Gast in der Pfalz in der Diözese Speyer! 

Im letzten Jahr waren über 600 Teilnehmende in fast 50 Gruppen und Einzelgäste in München dabei. Ihr selbst wisst aus eurer Gruppenarbeit, dass die Vorbereitung, Organisation und vor allem die Anmeldung zu solchen (Groß)Veranstaltungen immer umfangreicher wird. Auch die Anmeldung zum Bundeslager läuft in jeder Gruppe/Diözese etwas anders.
Damit ihr als Gruppenleitung den Überblick behaltet, gibt es in diesem Schreiben alles Wichtige zusammengefasst. 

Vorgehen zur Anmeldung zum Bundeslager:
Alle Teilnehmenden und Gruppenleiter/innen der Gruppe müssen den Teilnahmebogen ausfüllen und unterschreiben- bei Minderjährigen tun das die Erziehungsberechtigten. 

Anmeldeschluss beachten!
Alle Dokumente zur Anmeldung der Teilnehmenden sollten bis zum 15.Mai 2018 bei dem Gruppenleiter/innen eingegangen sein. Aufgabe der Gruppenleitung ist es, die Dokumente auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu prüfen, gegebenenfalls Rücksprache mit Eltern und/oder Teilnehmenden zu halten, dann die Anmeldung für die Gruppe zu vervollständigen und an das zuständige Diözesanjugendreferat zu senden. 

Zur vollständigen Anmeldung gehört: 

Zu einer fristgerechten und verbindlichen Anmeldung müssen folgende Dokumente an die Adresse bundesjugendlager@malteser.org gesendet werden: 

  • Vollständige Excelliste: in die werden alle Informationen der Gruppe (Anzahl der Zelte, Anreise, etc.) sowie zu allen Teilnehmenden vollständig eingetragen. Es öffnet sich zu Beginn eine Seite, in der das Vorgehen einmal erklärt wird und ihr einige Punkte bestätigen müsst, bevor ihr etwas in die Liste eintragen könnt.
  • Kopie aller Teilnahmebögen: Die TN- Bögen bleiben im Original bei der verantwortlichen Gruppenleitung und müssen zum Bundeslager mitgeführt werden, falls die Original Unterschrift der Eltern benötigt werden sollte. Eine Kopie der Teilnahmebögen wird in alphabetischer Reihenfolge (Nachnamen A-Z) eingescannt und ebenfalls mitgesendet - dies gilt zur Sicherheit, falls Bögen vergessen/verloren gehen oder z.B. das Sani-Team im Notfall ohne Rücksprache mit der Gruppenleitung handeln muss.
  • Der vollständig ausgefüllte Ila: Dieser wird als Dokument (Excelliste siehe Vorlagen) digital mitgesendet. Im Rahmen der Anmeldung zum Bundeslager ist der Ila auch ohne Unterschrift gültig, deshalb nehmt bei eurer Anmeldung eure Ortsbeauftragten mit ins cc. Nach- bzw. Abmeldungen nach der Gruppenanmeldung werden vom Bundesjugendreferat auf dem Ila ergänzt. 14 Tage vor dem Bundeslager wird der Ila zur Information an den Absender gesendet und über die Buchhaltung berechnet. Die Lager T-Shirts werden in diesem Jahr erstmalig über den ILA abgerechnet, sodass der Betrag nicht in bar von der Gruppenleitung mit ins Lager gebracht werden muss. Änderungen der Bestellung, sowie der Erhalt der Shirts werden auf dem Lager durch den Lagershop bearbeitet und quittiert.
  • Gruppenanmeldung für den Kulturtag
    (ausgefüllte Seite 7 der Anlage „Beschreibung Kulturtag“)
    In vielen Gliederungen will der oder die Beauftragte über die Teilnahme informiert wer- den, in manchen Diözesen fahren Gruppen zusammen oder wird die Anmeldung vom Jugendreferat koordiniert- all dies braucht Zeit. Deshalb empfehlen wir euch vor Ort den 15.Mai 2018 als Anmeldeschluss, sodass euch noch Zeit bleibt, die Unterlagen/Formalitäten für die verbindliche Anmeldung fertig zu stellen. Die Unterlagen werden dann vom zu- ständigen Diözesanjugendreferat an bundesjugendlager@malteser.org weitergeleitet. Der finale Anmeldeschluss im Bundesjugendreferat ist am 1.Juni 2018.
    Hinweis zur Weiterberechnung der Beiträge: Wir empfehlen verschiedene Möglichkeiten: 
    • -  Eine Möglichkeit ist, dass mit der Ausschreibung des Lagers in der Gliederung die Kontoverbindung der Ortsgliederung angegeben wird und die Eltern/Teilnehmenden den Teilnahmebeitrag an das Geschäftskonto (Nicht das Spendenkonto!) überweisen und dann die Ortsgliederung den Gruppenbetrag per Ila weiterberechnet.
    • -  Bareinzahlung der Eltern vor Ort:
      Mit der Anmeldung kann der Teilnahmebeitrag bar von den Eltern/ Teilnehmenden eingesammelt und bei Bedarf eine Quittung ausgestellt werden. Das Geld wird dann bei der Gliederung eingezahlt, die dann per Ila das Geld an die Bundesebene zahlt- beachtet hier, ob ihr als Gruppenleitung so viel Bargeld verwalten wollt!
    • -  Rechnungstellung an die Eltern durch die Diözese/Gliederung:
      Eine weitere Möglichkeit ist, dass nach der Anmeldung die Malteser eine Rechnung an die Eltern stellen, dafür wird auf dem Anmeldebogen der Rechnungsname der Eltern abgefragt. Das Geld wird dann an die Stelle überwiesen, die dann auch im Ila an die Bundesebene angegeben wird, z.B. die Ortsgliederung oder auch die Diözese.
      Nach Einsendung aller vollständigen Unterlagen erhaltet ihr eine kurze Bestätigung per Email. Sollten Unterlagen fehlen, erhaltet ihr eine Erinnerung. Falls die vollständigen Unterlagen nicht fristgerecht (bis 1.Juni 2018) eingehen, erhöht sich der Teilnahmebeitrag pro
      Person um 20 Euro. Auch wenn wegen dem Dienstweg die Unterlagen über die Diözesanjugendreferate gesendet werden, ist es ist Aufgabe der Gruppenleitung, dass alle Unterlagen rechtzeitig und vollständig vorliegen

     

Mitte Juli erreicht euch dann die ausführliche Gruppeninformation mit Hinweisen zum Bundeslager, Programm, Packliste, etc. 

Abmeldung und Nachmeldung nach dem 1. Juni gehen direkt an das Bundesjugendreferat (Diözesanjugendreferent/in in cc): 

  • Abmeldung von Teilnehmenden: bis 14. Juli sendet ihr den Namen an Bundesjugendlager@malteser.org. Wir löschen die Person aus der Liste und passen den ILA an.
  • Bei allen Abmeldungen, die nach dem 14.Juli eingehen, wird der komplette Teilnahmebeitrag berechnet.
  • Der ILA wird zwei Wochen vor Lagerbeginn berechnet.
    Bei Nachmeldungen:
  • Für eine Nachmeldung von Personen nach dem 1.Juni wird die Gruppen Excel Liste
    von euch um die Person(en) und allen Informationen ergänzt und zusammen mit dem Teilnahmebogen der nachgemeldeten Personen an das Bundeslager Postfach geschickt (Diözesanjugendreferenten in cc).
  • Das BJR ergänzt die Person auf dem Ila (der Betrag erhöht sich bei Nachmeldungen um 20 Euro auf 120/140Euro)
  • Sollten 14 Tage vor dem Lager weitere Nachmeldungen erfolgen, werden diese direkt nach der Nachmeldung auf einem zusätzlichen Ila berechnet.
    Wichtig für die Diözesanjugendreferate und Gruppenleitungen:
    Nur Unterlagen, die an bundesjugendlager@malteser.org gehen gelten als verbindlich. An- /Nach- und Abmeldungen auf anderem Wege oder an andere Adressen sind nicht möglich und werden seitens des Bundesjugendreferats auch nicht berücksichtigt. 

  • Hinweis zum Datenschutz:
    Im Rahmen des Bundeslagers werden einige personenbezogene Daten erhoben und zur Vorbereitung und Durchführung des Lagers weitergeben. Das Bundesjugendreferat als Veranstalter fragt nur die Daten ab, die für eine sichere und gute Durchführung des Lagers benötigt werden und gibt nur die Daten an Personen weiter, die diese Daten für ihre Arbeit benötigen. Jede Gruppenleitung der Malteser ist angehalten, vertraulich und sorgsam mit personenbezogenen Daten und Informationen umzugehen.
    Dies bedeutet vor allem, dass keine unbefugten dritten Personen die Daten (ob die schriftlichen Bögen oder die ausgefüllte digitale Liste) einsehen oder darauf zugreifen können. Auch darfst du keinen dritten Personen von Angaben berichten, die du aufgrund der Anmeldung/Teilnahmebögen erfahren hast.

    Nach dem Lager sind alle Daten (sowohl die schriftlichen Bögen als auch jede digitale Speicherung) zu vernichten. Ausnahme sind Teilnahmelisten, die für Zuschüsse etc. benötigt werden und neben dem Namen/der Anschrift keine weiteren personenbezogenen Daten enthalten. Nach der Abrechnung werden diese nur dann aufbewahrt oder gespeichert, sofern dazu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. 

Als Hilfestellung zum Thema Daten, Bildrechte und dem Ausfüllen des Bogens haben wir für Teilnehmenden und Eltern ein Muster-Anschreiben angehängt, was ihr gerne so komplett, auszugsweise oder ergänzt mit eigenen Hinweisen für die Ausschreibung des Bundeslagers in eurer Gliederung/Gruppe/Schule verwenden könnt (eine Vorlage zum Download befindet sich auf www.malteserjugend-bundeslager.de). 

Gerade das Thema Fotorechte beschäftigt uns in der letzten Zeit- wenn eines eurer Kinder bzw. die Eltern diesen Passus durchstreichen, würden wir euch bitten, noch mal auf die Eltern zuzugehen und zu erfragen, warum sie die Einwilligung nicht geben wollen, ihnen eventuell erklären, was damit gemeint ist und vielleicht könnt ihr ihnen ja einige Sorgen dazu nehmen. 

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